Pohled laika zvenčí na práci zaměstnanců pošty se za poslední léta příliš nezměnil. Člověk si představí ženu za přepážkou, listonoše, maximálně poštmistra. A často také fronty a jiné nepříjemnosti. Tak už to prostě bývá. Skutečnost se však za posledních deset let výrazně změnila. Tak jak postupně končí monopol pošty a nastupují nové technologie, mění se rozsah a druhy nabízených služeb a s tím i náplň práce jejích zaměstnanců. Do poštovních provozoven celkem tiše vstoupily počítače a široké uplatnění informačních technologií je dnes běžnou záležitosti. Své místo si našly služby spořitelen, pojišťovny, penzijního fondu a dalo by se pokračovat třeba hromadným rozesíláním zásilek, expresními službami a podobně.

Nástroje neodpovídaly realitě

Změna náplně práce, její náročnosti, probíhala a probíhá kontinuálně. Ale jak říká ředitel zaměstnaneckého odboru generálního ředitelství České pošty Václav Šamonil, už od devadesátých let se tato skutečnost promítala do diskusí, zda dosavadní nástroje personálního řízení - zejména popisy práce, systemizace funkcí a tak dále - odpovídají realitě. Vždyť neustále dochází k tak významným změnám v technologiích, pracovních vztazích, organizaci práce a podnikatelském prostředí.
Ukázalo se, že dosud používané systémy různých katalogů práce a podobně jsou někdy zavádějící, ztěžují i komunikaci se státní správou a komplikují povinnost poskytovat jí vyžadované informace. To vše odstartovalo dvouleté práce na tvorbě nového systému typových pozic, který byl od letošního července zaveden s výraznou softwarovou podporou.
Nebyly to však jediné důvody pro zásadní změnu. Podstatnou roli sehrála i nová legislativa. Zákoník práce dnes velmi zdůrazňuje rovnost - ať už v přístupu k zaměstnání, k dalšímu profesnímu rozvoji nebo k odměňování za vykonanou práci. Jenže spravedlivé odměňování také potřebuje naprosto jasná pravidla, protože jinak se velmi těžko prokazuje, že odměna v jednotlivých případech je skutečně spravedlivá. A pocit ukřivděnosti logicky vede k nižšímu výkonu, nespokojenosti, ke snížení kvality poskytovaných služeb.
V posledních letech se v řadě firem výrazně snížila pozornost věnovaná bezpečnosti a ochraně zdraví na pracovišti. Nově vymezovaná odpovědnost zaměstnavatele za tuto oblast je velmi tvrdá, a proto je třeba problémům předcházet. I to byl další argument pro náročnou práci na systému, která by se laikovi mohla zdát jako pouhé vyhazování prostředků a libůstka personalistů.
Dalo by se hovořit i o významu tohoto systému pro komunikaci s trhem práce - vnějším i vnitřním. Jasně stanovené požadavky na zájemce o určité místo také ulehčují výběr a omezují případné námitky o diskriminaci některých uchazečů. Zpružní spolupráci firmy s úřady práce a zamezí zbytečnému posílání lidí, kteří nemají základní předpoklady pro výkon dané práce, do podniků.

Každé místo má jasný popis

Základním smyslem systému typových pozic je mít naprosto kvalifikované informace o pracovních místech - jakou kvalifikaci vyžaduje, jaké úkoly jsou s ním spojené, jaké nároky na člověka má po fyzické či psychické stránce, jaké pravomoci a odpovědnost mu ukládá a podobně. Říká tedy, jaký by měl pracovník být, aby danou práci mohl vykonávat co nejlépe. Výsledkem je, že každá typová pozici zahrnuje širokou škálu znaků: základní identifikační data, informace z oblasti organizace práce, bezpečnosti a ochrany zdraví na pracovišti, požadavky na způsobilost pracovníka k výkonu práce, tarifní zařazení a tak dále. Podnik může tuto škálu doplnit podle svých specifických potřeb.
Mohlo by se zdát, že problém není tak složitý. Nastoupí "normovači", vše posoudí, sepíší a je to. Václav Šamonil však upozorňuje na to, že podobný přístup je sice možný, ale nebude určitě účinný. Jaký je tedy správný postup? "Pokud bych měl zrekapitulovat naše zkušenosti, pak si firma musí nejprve udělat pořádek ve vlastních procesech, činnostech, v organizačních strukturách," zdůrazňuje Šamonil. "Znamená to provést jakýsi procesní audit či inventuru, nadefinovat odpovědnosti a pravomoci, provést případné změny v organizační struktuře a ve vymezení pracovních míst, což je v tak velké firmě, jako je Česká pošta, velmi náročné. Ale bez toho to nejde."
Vlastní práce na systému typových pozic prováděli jednak pracovníci pošty, slovo dostali zástupci odborů, ale spolupracovali s nimi i odborníci firmy Trexima. Používaná kritéria pro analytické hodnocení prací jsou založena na kritériích Mezinárodní organizace práce. Vstup externistů do hodnocení přinesl nezaujatý pohled a pomohl řešit i některé možné konflikty či diskuse interních pracovníků pošty. Podíl Treximy se projevil i v návaznosti systému České pošty na Integrovaný systém typových pozic (www.istp.cz - umožňuje udělat si analýzu vlastního potenciálu či získat informace o nárocích na různé profese). Buduje hofirma Trexima pro ministerstvo práce - Správu služeb zaměstnanosti a bude mít návaznost i na podobné systémy Evropské unie.

Čemu to vlastně slouží

Údaje shromážděné v systému mají sloužit nejen personalistům, ale více oblastem managementu a koneckonců mají svůj nemalý význam i pro řadové pracovníky. Údaje z oblasti organizace práce definují odpovědnosti a pravomoci jednotlivých typových pozic, charakterizují obsah práce, v úvaze je i myšlenka, že tato část systému by se mohla stát východiskem pro přidělování oprávnění ke vstupu do informačního systému firmy.
Popis zátěže a rizika - tělesného, duševního, smyslového - má zase význam pro celou oblast lékařské preventivní péče. Nejde jen o to, že na určitá místa třeba nemohou nastoupit ženy, ale například o specifické preventivní prohlídky.
Vymezení požadavků na způsobilost pracovníka k výkonu práce je pak vodítkem při osobním hodnocení lidí, pomáhá ho objektivizovat. Tedy má jasnou souvislost s odměňováním či řízením dalšího profesního a kariérního rozvoje zaměstnance.
Zavedení systému má už své dopady. Zcela logicky nejsledovanější jsou ty, které se týkají odměňování. I když podniková kolektivní smlouva garantuje, že tarifní mzdy přiznané k 1. dubnu 2003 se nebudou v souvislosti se zavedením systému měnit, ukazuje se, že jeho plné zavedení ovlivní zařazení zhruba osmi devíti tisíc pracovníků do jiných tarifních stupňů. Počítá se, že u tří čtvrtin půjde o přeřazení do vyššího tarifního stupně, ale u čtvrtiny naopak dojde k sestupu do stupně nižšího. To je však odraz skutečného vývoje jednotlivých profesí. Například ředitel obvodu Žatec České pošty, Petr Merunko, potvrzuje, že celý systém mu připadá "spravedlivější" než dosavadní, že přesněji definuje nejen obsah práce, ale také míru odpovědnosti.
Zavedení typových pozic nemůže být jednorázovou akcí. Jak říká Václav Šamonil, počítá se s periodickým projednáváním připomínek, které přinese praxe. Budou posuzovány expertními skupinami za účasti zástupců odborové organizace. Tím se má předejít tomu, aby Česká pošta opět po nějakých deseti letech měla sice sofistikovaný systém, ale nepoužitelný pro účinné řízení.
Současná personalistika disponuje mnoha metodami a technikami, z nichž každá organizace musí zvolit takové, které nejlépe vyhovují její firemní kultuře. Velká síťová firma, kterou je Česká pošta, zvolila systém typových pozic jako nástroj posílení integrace ve vnitrofiremních i externích vztazích.