Profesionální písemná komunikace - jasná, stručná, stylisticky a gramaticky správná - patří k základním atributům úspěšnosti a tím i konkurenceschopnosti společnosti v "boji o zákazníka". Se zákazníky nejednáme jen osobně či telefonicky, ale v dnešní době počítačů a moderní techniky se možná stále častěji vracíme k tradiční formě dopisů. Ono totiž pořád platí, že písemná komunikace v obchodním vztahu zpřesňuje, zkvalitňuje a dokumentuje výměnu informací. Navíc právě rychlost dnešní doby nás od klasického obchodního dopisu vede k používání rychlé moderní komunikace - k mailům.
Naformulovat dopis či e-mail tak, aby byl nejen stylisticky a gramaticky v pořádku, ale aby splňoval i prvky etikety v písemné komunikaci, Vám pomůžeme prostřednictvím našich tipů.
Oslovování
Váš dopis by měl začínat oslovením. Pořád platí, že se oslovujeme pane nebo paní. Slečna se dnes v oslovení používá velmi zřídka. Slečnou můžeme oslovit pouze velmi mladou dívku, která je školou povinná a podle našeho právního řádu ještě nemůže být vdaná. Po dovršení zhruba 18 let věku oslovujeme všechny dívky paní. Pokud ovšem víme, že dotyčná mladá dáma si na oslovení slečna "potrpí", pak v zájmu dobré komunikace a umění jednat s lidmi budeme ženu oslovovat i nadále slečnou. Za panem či paní následuje většinou příjmení v pátém pádě. Pouze u jmen cizího původu, kde si nejsme jisti správným tvarem, můžeme zůstat u pádu prvního (např. pane Weber).
Váš dopis by měl začínat např.: Vážený pane Nováku, ...
Poznámka: Za čárkou po oslovení následuje vždy malé písmenko. Bohužel paradoxně díky vše zjednodušující výpočetní technice nám v programu MS Word po každém stisknutí klávesy Enter a interpunkčním znaménku ukončujícím větu (tečka, vykřičník, otazník) automaticky v textu naskakují velká písmena. Mnohdy i tam, kde to gramaticky není správně. Např.:
Vážený pane Nováku,
Reaguji na náš telefonický rozhovor a zasílám svoje tel. číslo.
Pokud o toto automatické psaní velkých písmen ve Wordu nestojíte, pak stačí funkci vypnout.
Titulování
Oslovení příjmením používáme tehdy, jsme-li si tzv. "všichni rovni". Pokud ale víme, že osoba, které je dopis určen, je vlastníkem akademického titulu, vědeckých nebo vojenských hodností, použijeme na začátku dopisu oslovení titulem nebo hodností.
Tedy nikoliv Vážený pane Nováku, nýbrž Vážený pane inženýre (doktore, profesore, docente, kapitáne, ...).
Používání funkce v oslovení
Jako třetí prvek v oslovení se užívá oslovení pracovní pozicí, a to ředitel. Oslovení Vážený pane řediteli je po příjmení a titulu bráno jako nejdůležitější, tzn. inženýra Nováka neoslovíme ani Vážený pane Nováku, ani Vážený pane inženýre, ale Vážený pane řediteli.
Adresáta dopisu, který se angažuje ve veřejných funkcích, oslovíme jeho "posláním", např. Vážený pane poslanče, senátore, starosto, apod.
Správně oslovit znamená najít tu správnou cestu k adresátovi dopisu. A dobrý začátek i dobrý konec zrcadlí...
lektor a poradce v oblasti komunikace
